Per cortesia non chiamatelo Database!

Introduzione

Una volta mi hanno consegnato un file Excel dal nome altisonante: “database_finale_rev_OK_2_definitivo.xlsx”. Il file conteneva centinaia di migliaia di righe, dieci fogli, formule complesse, celle unite e, ovviamente, nessuna tracciabilità. Un capolavoro dell’artigianato informatico. Quando ho fatto notare che quello non poteva essere definito un database, mi hanno risposto: “Perché no? Ci sono tutti i dati”.

Ecco il punto: un file Excel contiene dati, ma questo non basta a farne un database.

Provo a spiegarmi con una metafora. Un file Excel sta a un Database come una piastra per i capelli sta a un defibrillatore. Entrambi hanno dei cavi, un display e producono calore o scosse, ma solo uno può salvarti la vita in emergenza. Usare Excel come database può sembrare innocuo, ma quando le cose si complicano, diventa un problema serio.

Questo articolo è un invito a riconoscere le differenze fondamentali tra un foglio di calcolo e un sistema di gestione dati, a scegliere lo strumento giusto e a promuovere una cultura del dato più consapevole.

Perché Excel non è un database

Excel è nato per fare analisi tabellari, calcoli, rappresentazioni grafiche e simulazioni. Non è stato progettato per garantire coerenza, affidabilità e scalabilità nella gestione dei dati. Ecco alcuni limiti strutturali:

• assenza di vincoli: nessun controllo su chiavi primarie, integrità referenziale o tipi di dato. Tutto può essere modificato in ogni momento, anche accidentalmente;
• gestione multiutente: in ambienti collaborativi, lavorare in contemporanea sullo stesso file Excel è rischioso e farraginoso;
• difficoltà nel mantenere lo storico: non ci sono log strutturati o meccanismi di tracciabilità;
• errori manuali: la libertà d’azione porta facilmente a errori. Copia e incolla, formule sbagliate, righe sovrascritte … tutto può succedere.

Cos’è un database

Un database è un sistema progettato per:

• memorizzare grandi quantità di dati;
• garantirne l’integrità e la coerenza;
• permettere accessi controllati e simultanei;
• eseguire interrogazioni efficienti e sicure.

Tra i principali concetti chiave:

• tabelle relazionali con chiavi primarie e relazioni tra entità;
• normalizzazione per evitare ridondanza e facilitare la manutenzione;
• transazioni ACID per garantire coerenza anche in caso di errori;
• sicurezza: accessi differenziati, auditing e backup.

Quando ha senso usare Excel

Excel non è il nemico. Ha un grande valore quando usato per:

• analisi esplorative;
• modelli previsionali;
• dashboard rapide per un pubblico ristretto.

Ma deve rimanere il foglio che consulta i dati, non la sorgente definitiva.

Quando serve un database

• quando i dati sono tanti e crescono nel tempo;
• quando ci sono più tabelle correlate tra loro;
• quando l’accesso ai dati è condiviso da più utenti;
• quando servono performance e tracciabilità;
• quando vuoi dormire tranquillo sapendo che i tuoi dati sono al sicuro.

Esempi pratici

Un cliente una volta aveva dodici file Excel (uno al mese) contenenti i dati di vendita. Ogni file era strutturato in modo leggermente diverso. Alla fine dell’anno, un analista doveva mettere insieme tutto, scoprendo incongruenze, duplicati, e migliaia di euro persi per errori di somma. Dopo la migrazione in un database con Power BI collegato, il report annuale è diventato un clic.

Conclusione

Excel è uno strumento potente, ma non è onnipotente. Usarlo come un database è come cercare di pilotare un aereo con un joystick da console: funziona, ma solo finché non ci sono turbolenze.

Per cortesia, chiamiamo le cose con il loro nome. E se serve un database, investiamo nel farlo bene. I dati ci ringrazieranno.